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OS&M

O setor de Organização, Sistemas e Métodos (OS&M) de uma organização, quando existente, é posicionado normalmente em nível de assessoria da autoridade superior e de maior poder no corpo da sua estrutura. Sua função está relacionada ao aconselhamento da Direção e à disseminação, em todos os níveis, dos recursos tecnológicos de racionalização e estruturação de que dispõe. Sua atuação deve ser no sentido de promover a integração das partes que compõe o todo da organização, visando alcançar seus objetivos, levando em conta as ameaças e oportunidades do ambiente, e de coordenar os esforços de seus integrantes, na busca permanente de eficácia e eficiência.

A decisão entre implantação ou terceirização de um setor de OS&M deve levar em conta o porte da empresa sendo que, quanto maior o porte, maior a possibilidade de implantação em sua própria estrutura organizacional.

O SEBRAE publicou, em agosto de 2004, o resultado de uma pesquisa que identificou, em nível nacional, os fatores condicionantes e as taxas de mortalidade de empresas no Brasil. Os números revelam que, de cada 10 empresas que iniciam suas operações, apenas quatro conseguem sobreviver ao quarto ano de existência. A pesquisa foi calcada no levantamento de dados de empresas (extintas e em operação) que foram cadastrados nas Juntas Comerciais Estaduais, nos anos de 2000, 2001 e 2002.

Foram identificadas nas empresas brasileiras as seguintes taxas de mortalidade:

  • 49,4% para as empresas com até dois anos de existência (ano de 2002);
  • 56,4% para as empresas com até três anos de existência (ano de 2001); e
  • 59,9% para as empresas com até quatro anos de existência (ano de 2000).

A aplicação crescente de novos conceitos da Teoria dos Sistemas, em especial daqueles relacionados aos Sistemas Adaptativos Complexos (de que são exemplos as organizações sociais), para lidar com os problemas decorrentes das mudanças ambientais abre um enorme campo de atuação para o setor de OS&M.

As ferramentas usadas pelo setor de OS&M são de diferentes naturezas e cada uma delas possui os seus prazos estimados específicos para obtenção de resultados. Além disso, cada organização vive um momento próprio em que a resistência comportamental apresentada por indivíduos ou grupos e a resistência sistêmica representada pela incompetência passiva da organização podem ser decisivas na alteração do prazo para se alcançar resultados. A resistência comportamental, por exemplo, é diretamente proporcional à mudança de cultura promovida e a eventuais alterações na estrutura de poder. Para garantir que as soluções propostas pelo setor de OS&M serão realmente implantadas, deve-se realizar a Gestão de Resistências Internas incorporando, no conjunto de medidas proposto, medidas complementares para lidar com a resistência comportamental de indivíduos ou grupos e com a incompetência passiva da organização.

Atividades Típicas

  • Levantamento e apresentação de informações sob a forma gráfica;
  • Elaboração de Organogramas;
  • Análise de Rotinas e elaboração de Fluxogramas;
  • Elaboração de Quadro de Distribuição de Trabalho – QDT;
  • Elaboração de Estudo de Arranjo Físico – Layout;
  • Criação, elaboração e controle de Formulários;
  • Elaboração de Manuais de Organização, de Operação, de Formulários e de Normas;
  • Implantação de uma Sistemática de Comunicação Normativa;
  • Análise Estrutural; e
  • Análise de Sistemas Administrativos.

Benefícios

  • Eliminação de focos crônicos de desperdício de tempo e de esforços;
  • Melhoria dos processos de comunicação;
  • Equilíbrio na divisão do trabalho; e
  • Obtenção de Eficácia, Eficiência e Efetividade.

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